Administratiekantoor Nijenhuis

Gegevensverwerking & verwerkers

Versie 18 augustus 2026 · Administratiekantoor Nijenhuis C.V.

Deze pagina beschrijft hoe wij gegevens technisch en organisatorisch verwerken en welke dienstverleners (verwerkers in de zin van art. 28 AVG) wij daarbij inschakelen. Wat wij verwerken, waarvoor en welke rechten u heeft, leest u in de privacyverklaring.

Hoe wij verwerken

  • Eigen, beveiligde systemen met toegangsbeheer per medewerker: iedere medewerker ziet uitsluitend de administraties waarvoor die is geautoriseerd, afgedwongen tot op databaseniveau.
  • Versleuteling in rust en onderweg; encryptiesleutels in eigen beheer (klant-beheerde sleutels bij onze cloudleverancier); toegangsgegevens worden extra versleuteld opgeslagen.
  • Volledig auditspoor: iedere handeling wordt onwisbaar vastgelegd (wie, wat, wanneer, oude en nieuwe waarde).
  • Mens-in-de-lus: geautomatiseerde verwerking bereidt voor; boekingen worden gecontroleerd en afwijkingen zichtbaar gemarkeerd. AI voert nooit geldberekeningen uit.
  • Dataminimalisatie richting AI: alleen documentinhoud die voor herkenning nodig is; AI-verwerking staat standaard uit en vergt een bewuste, vastgelegde activering; burgerservicenummers gaan nooit naar de AI.
  • Pseudonimisering in plaats van stil wissen: na afloop van de klantrelatie en de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar worden persoonsgegevens gepseudonimiseerd, zodat de administratie controleerbaar blijft zonder tot personen herleidbaar te zijn.

Onze verwerkers

Wij zijn voor de administratievoering zelf verwerkingsverantwoordelijke; de partijen hieronder verwerken in onze opdracht. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst met passende waarborgen gesloten.

  • Exact Reeleezee (Exact Group B.V., Nederland) — het boekhoudplatform waarin de administraties worden gevoerd. Opslag en verwerking volledig binnen de EU/EER (schriftelijk door Exact bevestigd); verwerkersovereenkomst van Exact van toepassing, inclusief de toegang via de programmeerkoppeling.
  • Google Cloud EMEA Ltd. — hosting, database en documentopslag van onze eigen systemen. Regio Nederland (europe-west4) met een afgedwongen EU-locatiebeleid en klant-beheerde encryptiesleutels; het Google Cloud Data Processing Addendum is van toepassing.
  • Google Workspace (Google) — zakelijke e-mail, waaronder het facturen-postvak. Zelfde verwerkersvoorwaarden als Google Cloud.
  • Anthropic Ireland, Limited — AI-ondersteunde documentherkenning (voorlezen van factuurgegevens). Alleen actief na expliciete activering; Anthropic traint niet op onze gegevens en de verwerking valt onder de verwerkersvoorwaarden met EU-modelcontractbepalingen. Zie ook "Doorgifte buiten de EER" hieronder.
  • PDL Powerhouse B.V. (Nederland) — eigenaar en technisch beheerder van onze verwerkingssoftware en de cloudomgeving, op basis van een verwerkersovereenkomst binnen de groep.

De eigen onderaannemers van deze partijen (hun subverwerkers) zijn vastgelegd in hun verwerkersvoorwaarden; wij houden die lijsten bij en beoordelen wijzigingen.

Doorgifte buiten de EER

Onze systemen en de boekhouddata staan binnen de EU. Er zijn twee uitzonderingen met waarborgen:

  • AI-documentherkenning (Anthropic): de verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten. De doorgifte rust op de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) in de verwerkersovereenkomst, aangevuld met onze eigen maatregelen: standaard-uit-activering, dataminimalisatie en het BSN-verbod.
  • Google: verwerking in Nederland, maar ondersteuning kan in uitzonderlijke gevallen toegang vanuit de VS vergen. Daarvoor gelden de EU-modelcontractbepalingen in Googles verwerkersvoorwaarden; Google is bovendien gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework.

Datalekken

Wij hanteren een datalekprocedure conform art. 33/34 AVG: direct beperken, vastleggen in het datalekregister, risicobeoordeling, waar vereist melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na ontdekking, en het onverwijld informeren van betrokkenen en opdrachtgevers bij een waarschijnlijk hoog risico. Onze verwerkers zijn contractueel verplicht ons onverwijld te informeren bij een inbreuk aan hun kant.

Vragen

Vragen over onze gegevensverwerking of over een specifieke dienstverlener? Mail info@ak-nijenhuis.nl.