Administratiekantoor Nijenhuis

Privacyverklaring

Versie 18 augustus 2026 · Administratiekantoor Nijenhuis C.V.

1. Wie wij zijn

Administratiekantoor Nijenhuis C.V., Turfstraat 1, 6811 HL Arnhem, is een administratiekantoor voor ondernemers en vastgoedbeheerders. Voor het voeren van administraties en het verzorgen van aangiften bepalen wij — binnen de wettelijke en vaktechnische normen — zelf hoe de verwerking wordt ingericht. Wij zijn daarvoor verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Contact over uw gegevens: info@ak-nijenhuis.nl.

2. Van wie wij gegevens verwerken

  • Klanten en hun contactpersonen;
  • leveranciers en afnemers van onze klanten, en hun contactpersonen (namen op facturen);
  • medewerkers van klanten, voor zover zij op stukken zoals urenstaten voorkomen;
  • huurders van vastgoed-administraties die wij voeren;
  • rekeninghouders van tegenrekeningen in bankmutaties;
  • gebruikers van ons klantportaal en onze goedkeur-app.

3. Welke gegevens wij verwerken

  • Contact- en bedrijfsgegevens: naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, KvK- en btw-nummer;
  • financiële administratiegegevens: factuur- en betaalgegevens, IBAN's, bedragen, omschrijvingen van bankmutaties;
  • accountgegevens van portaal- en app-gebruikers: naam, e-mailadres, versleutelde inloggegevens, apparaat- en sessiegegevens;
  • een logboek van handelingen in onze systemen (wie deed wat en wanneer) — nodig voor een controleerbare administratie.

Burgerservicenummers worden door onze systemen nooit uitgelezen, geïndexeerd of aan AI-verwerking aangeboden. Documenten waarop wettelijk een BSN moet staan (bijvoorbeeld in het kader van de Wet ketenaansprakelijkheid) bewaren wij wél als brondocument; in de weergave in onze systemen wordt het BSN afgeschermd.

4. Waarvoor en op welke grondslag

  • Uitvoering van de overeenkomst met onze klanten (art. 6 lid 1 sub b AVG): het voeren van de administratie en de dienstverlening daaromheen;
  • wettelijke verplichtingen (art. 6 lid 1 sub c AVG): de fiscale administratie- en bewaarplicht van zeven jaar (art. 52 AWR en art. 2:10 BW) en het doen van aangiften;
  • gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): beveiliging van onze systemen en een controleerbaar verantwoordingsspoor.

5. AI-ondersteuning — met mens erachter

Voor het voorlezen van factuurgegevens (zoals leverancier, datum en bedragen) kunnen wij AI-documentherkenning gebruiken. Daarbij geldt:

  • de AI-verwerking staat standaard uit en wordt alleen na een bewuste, vastgelegde activering gebruikt;
  • een medewerker controleert iedere boeking — de AI bereidt alleen voor en voert geen geldberekeningen uit;
  • onze AI-leverancier (Anthropic) traint niet op onze gegevens; de verwerking valt onder EU-modelcontractbepalingen (zie de pagina Gegevensverwerking);
  • burgerservicenummers gaan nooit naar de AI (zie punt 3).

6. Waar uw gegevens staan

Opslag en verwerking van onze eigen systemen vinden plaats binnen de EU: Google Cloud, regio Nederland (europe-west4), met een afgedwongen EU-locatiebeleid, versleuteling in rust en onderweg en door onszelf beheerde encryptiesleutels. De boekhouddata in ons boekhoudpakket (Exact Reeleezee) wordt volledig binnen de EU/EER opgeslagen en verwerkt — schriftelijk door Exact bevestigd. De volledige lijst van dienstverleners en de bijbehorende waarborgen staat op de pagina Gegevensverwerking.

7. Hoe lang wij bewaren

Administratieve gegevens bewaren wij zeven jaar (wettelijke bewaarplicht). Zolang die termijn loopt, kunnen gegevens die daaronder vallen niet worden vernietigd. Na afloop van de relatie én de bewaartermijn worden persoonsgegevens gepseudonimiseerd: de administratie blijft controleerbaar, maar is niet meer tot personen herleidbaar.

8. Hoe wij beveiligen

  • Inloggen met tweefactorauthenticatie of passkeys voor alle gebruikers;
  • toegang per medewerker beperkt tot de administraties waarvoor die is geautoriseerd, afgedwongen tot op databaseniveau;
  • een onwisbaar logboek van iedere handeling (wie, wat, wanneer);
  • versleutelde opslag van toegangsgegevens; geen wachtwoorden of sleutels in code of documenten;
  • een datalekprocedure conform art. 33/34 AVG: beoordeling, registratie en — waar vereist — melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur en het informeren van betrokkenen bij een waarschijnlijk hoog risico.

9. De goedkeur-app

Klanten kunnen medewerkers aanwijzen die facturen goedkeuren via onze goedkeur-app. Voor die gebruikers verwerken wij accountgegevens, apparaat- en sessiegegevens en een logboek van goedkeuringen en afwijzingen (zeven jaar bewaard, als onderdeel van de administratie). Iedere app-gebruiker leest en accepteert bij activering de gebruiksvoorwaarden en deze privacy-uitgangspunten; toegang kan door de klant of door ons kantoor per direct worden ingetrokken.

10. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering (voor zover de wettelijke bewaarplicht zich daar niet tegen verzet), beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens. Stuur uw verzoek naar info@ak-nijenhuis.nl; wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe dienstverlening of gewijzigde regelgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina; de versiedatum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is gewijzigd.